Niszczenie dokumentów firmowych zgodnie z RODO. Co powinien wiedzieć przedsiębiorca o niszczeniu dokumentów posiadających dane wrażliwe?

Prowadząc firmę, trzeba pamiętać o wielu różnych zadaniach, należących do przedsiębiorcy. Oczywiście wiele czynności, dotyczących funkcjonowania firmy zlecanych jest pracownikom, jednak oni nie odpowiadają tutaj za wszystko. Należy więc pamiętać o pewnych zadaniach, a także o tym, jak prawidłowo zarządzać firmą, aby było to zgodne z przepisami prawa. Jak wygląda kwestia niszczenia dokumentów zgodnie z zasadami RODO?

Niszczenie dokumentów, zgodnie z RODO – o czym musisz wiedzieć?

RODO to rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Przepisy prawa określają, w jaki sposób należy chronić dane innych osób. Ma to zastosowanie zarówno w przedsiębiorstwach, jak i wielu innych organizacjach, gdzie znajdują się dane osobowe. Będąc przedsiębiorcą, koniecznie musisz wiedzieć, jak trzeba postępować z dokumentami zawierającymi dane pracowników.

Przepisy RODO mówią o tym, że jeśli dokumenty zawierające dane osobowe pracowników nie są już potrzebne, należy je jak najszybciej zniszczyć. Mówiąc o niszczeniu, nie można ich po prostu wyrzucić. Niezbędne jest tutaj profesjonalne zniszczenie danych, aby nie było możliwe ich odczytanie, czy też wykorzystanie w nieodpowiedni sposób.

Oczywiście nie jest określona tutaj konkretna metoda niszczenia dokumentów, jednak ich utylizacja musi być bardzo skuteczna. W tym celu warto skorzystać z usług profesjonalnych firm oferujących niszczenie dokumentów Gdynia.

Czy wszystkie dokumenty posiadające dane wrażliwe muszą zostać bezzwłocznie zniszczone?

Nie wszystkie dokumenty można zniszczyć wtedy, gdy tego chcemy. Przepisy prawne określają czas, przez jaki należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów. Do tego, przedsiębiorcy dodatkowo, powinni zapewnić maksymalne bezpieczeństwo przechowywanych danych, aby nie dostały się one w niepowołane ręce.

Dopiero jak minie okres przechowywania poszczególnych dokumentów, można je zniszczyć. Jeśli minie ten czas, nie należy zwlekać ze zniszczeniem dokumentacji. Przepisy RODO mówią o tym, że trzeba zniszczyć wszelkie dokumenty mające dane poufne, które nie są już potrzebne i nie muszą być przechowywane.

Przestrzeganie takich przepisów jest bardzo ważne dla przedsiębiorstw. Jeśli okazałoby się, że przedsiębiorca nie podchodzi należycie do zabezpieczenia danych, a także zaistniało ryzyko wydostania się ich poza dozwolony obszar, może on ponieść konsekwencje prawne.

Czy firma może skorzystać wyłącznie z usługi utylizacji dokumentów?

Jeżeli w Twojej firmie generowane są każdego dnia duże ilości dokumentów, a Ciebie zaczęło już to przytłaczać, powinieneś poszukać skuteczne rozwiązanie w tej sytuacji. Im dłużej będziesz zwlekać ze wdrożeniem zmian, tym większa ilość dokumentów zostanie wygenerowana, a tym samym stworzy to dla Ciebie jeszcze większym problem.

Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest to, że mogą oni nie tylko skorzystać z usługi utylizacji, ale także mogą skorzystać z pomocy w zarządzaniu dokumentacją m.in. przekształcenia papierowych dokumentów w cyfrowe. Dodatkowo możliwe jest też magazynowanie dokumentów w archiwach.